Compliance
Boletim Compliance – Edição 4 – Setembro/2020
COMO E POR QUE UTILIZAR O CANAL DE CONFIANÇA?
No início de junho tivemos o treinamento sobre o uso do Canal de Confiança. O boletim nº. 3 retomou o passo a passo de como utilizar esta importante ferramenta do Programa de Compliance. Mas, o que pode ser abordado no Canal de Confiança e qual a sua utilidade para aprimoramento operacional da Fecomércio SC?
O Canal de Confiança é um instrumento para comunicação direta e sigilosa entre colaboradores, dirigentes e membros do Conselho e o Comitê de Compliance. Os relatos podem ser formulados anonimamente, de modo que o usuário não tem a obrigação de se identificar.
O Canal pode ser usado para as seguintes finalidades:
- Formular uma consulta ao Comitê de Compliance a respeito da melhor maneira de conduzir uma situação concreta do seu dia a dia: o Comitê pode auxiliá-lo a promover a melhor conduta na resolução de questões concretas que possam representar potencial risco à Federação. Pense em uma situação de reunião com o Poder Público, de solicitações questionáveis por parte de pessoas expostas politicamente, aliciamento, etc. Frente a elas há uma conduta ideal a ser conduzida no sentido de não expor a Fecomércio SC, seus colaboradores e Dirigentes.
- Tirar dúvidas a respeito da interpretação do Manual e das Políticas da Fecomércio SC: toda regra pode sofrer pelo efeito da interpretação inadequada. Se você tiver dúvida quanto ao sentido de qualquer disposição do Manual ou das Políticas e demais ferramentas de compliance da Fecomércio SC também pode dirimi-las questionando o comitê. Neste caso, o Comitê poderá utilizar uma edição deste Boletim para esclarecer sua dúvida ou mesmo aperfeiçoar a regra e criar uma política que a elucide.
- Formular sugestão de medida de disseminação do compliance e fortalecimento da cultura, também de processos internos e outras ideias que possam enriquecer a operação: teve uma boa ideia de processo interno, fluxo ou outra solução para a Fecomércio SC? Envie-a ao Comitê de Compliance por meio do Canal de Confiança. O Comitê é um órgão representativo e democrático, composto por colaboradores, membros da Diretoria e Conselho e da equipe de Compliance.
- Formular reporte de descumprimento das disposições do Manual e das Políticas: o canal também pode ser utilizado para reportar o descumprimento do que dispõe nosso Manual de Compliance e nossas Políticas Internas. Neste caso será instaurado um processo interno para apurar a efetiva ocorrência do fato narrado. Importante destacar que para possibilitar a apuração do fato é essencial que seja identificada a pessoa que supostamente descumpriu a regra interna. Também é essencial lembrar que nenhum reporte tem presunção de veracidade e que sua apuração deve atentar à ampla defesa, contraditório e todos os demais princípios que regem o devido processo legal.
O reporte de inconformidade com o Manual é apenas uma das finalidades do Canal. Todas as facetas são igualmente importantes. A formulação de consulta e o esclarecimento do sentido das regras contidas no Manual e nas Políticas auxiliam no aprimoramento operacional e nos controles internos da Fecomércio SC, tornando-a uma organização menos suscetível aos riscos potenciais e eficiente em seu propósito.
Se você tiver alguma dúvida ou sugestão, use o Canal de Confiança para acessar o Comitê de Compliance.
E ainda lançamos um desafio: você já leu nosso Manual? O Manual traz os pilares da Fecomércio SC, além de prever as condutas vedadas e aquelas que são estimuladas, porque são benéficas à engrenagem da Federação.
Leia o Manual, tome nota, questione. Fale com o Comitê para que tenhamos meios de aprimorá-lo e atualizá-lo de modo que atenda sempre à realidade da organização.